Hybrides Arbeiten: Sollten sich Mitarbeiter das Homeoffice erarbeiten?

Stella: t3n Interview. Spannende Gäste aus dem digitalen Kosmos.

Stella: Schön, dass ihr wieder eingeschaltet habt. Mitarbeiter zurück ins Office holen.

Stella: Das wollen gerade viele Unternehmen.

Stella: Und das Start-up Deskbird will dafür eine unterstützende Software entwickelt haben.

Stella: Wie das gelingen soll und wie die Organisation der Büroarbeit eigentlich künftig

Stella: generell aussehen kann, dazu spreche ich heute mit DeskBird CEO und Mitgründer

Stella: Ivan Cossu. Hallo Ivan, schön, dass du da bist.

Ivan: Hi, freu mich sehr. Hi Stella.

Stella: Genau, ich bin Stella-Sophie Wojtczak, Host von t3n Interview.

Stella: Und Ivan, ich würde sagen, wir fangen direkt einmal so an.

Stella: Erklär uns doch mal und unseren Zuhörer:innen vor allen Dingen,

Stella: wie funktioniert eigentlich eure Software?

Ivan: Ja, sehr gerne. Die Software hat zwei Aspekte. Das eine Aspekt ist für den Mitarbeitenden

Ivan: und der andere Aspekt ist sozusagen für den Workplace Manager,

Ivan: also für die Person, die das Büro eben verwaltet.

Ivan: Für den Mitarbeitenden ist es ganz einfach, ist eine mobile App.

Ivan: Da kann ich erstmal sehen, an welchen Tagen sind welchen Kollegen im Büro.

Ivan: Ich werde auch benachrichtigt, wenn gewisse Kollegen ins Büro kommen.

Ivan: Ich kann gewissen Gruppen folgen und sehe dann, okay, von meiner Projektgruppe

Ivan: oder von einer anderen Gruppe sind die Leute im Büro.

Ivan: Ich sehe auch Events, die im Büro stattfinden und kann dadurch sehr einfach

Ivan: entscheiden, wann lohnt es sich denn für mich, ins Büro zu gehen.

Ivan: Das auch anderen anzeigen.

Ivan: Und ganz wichtig, wie der Name auch sagt, Deskbird, dann eben auch Schreibtische zu buchen.

Ivan: Also wir sind gestartet als Desk-Sharing-App, helfen Unternehmen dabei,

Ivan: Kosten zu sparen primär, weil

Ivan: bei vielen Unternehmen geht es bei Desk-Sharing auch um Kosten sparen.

Ivan: Und Desksharing sehr erfolgreich einzuführen. Das ist die Mitarbeiterseite.

Ivan: Die zweite Seite ist im Prinzip die Administrationskonsole.

Ivan: Da können eben die Workplace Manager, Office Manager, also die Personen,

Ivan: die eben das Büro, zuständig sind für das Büro, für das physische Büro,

Ivan: die können da sehr einfach die ganzen Regeln verwalten.

Ivan: Also, wie können Mitarbeiter im Voraus buchen? Welcher Mitarbeiter darf sich wo einbuchen?

Ivan: Auch die Gebäudepläne verwalten. Das passiert alles im Self-Serve durch die Unternehmen selbst.

Stella: Ich habe ja eingangs gesagt, ihr seid ein Startup, ein junges Unternehmen.

Stella: Gib uns doch nochmal so ein paar Eckdaten. Wann habt ihr euch gegründet?

Stella: Wo habt ihr euren Hauptsitz? Wie viele gehören aktuell zu Deskbird?

Ivan: Genau, wir sind gestartet vor fünf Jahren, offiziell gegründet vor etwas mehr

Ivan: als fünf Jahren, also mitten in der Pandemie, haben da geglaubt daran,

Ivan: dass sich die Rolle des Büros verändern wird.

Ivan: Wir haben von Anfang an geglaubt, dass Flexibilität zunehmen wird.

Ivan: Wir haben nie geglaubt, dass das Büro aussterben wird. Also wir haben schon

Ivan: immer gedacht, okay, es wird das Büro weiter entgegen, einfach in anderer Form.

Ivan: Und so sind wir gestartet mit Deskbird. Am Anfang, wie es halt immer ist in einem

Ivan: Startup, man investiert ganz viel, Blut, Schweiß und Tränen.

Ivan: Und genau, hatten dann auch mit ein bisschen Glück so ein bisschen den Nerv

Ivan: der Zeit getroffen und sind heute, glaube ich, ganz erfolgreich hochskaliert.

Ivan: Wir sind bei knapp 100 Mitarbeitenden.

Ivan: Unser Hauptsitz, wie man meinen Akzent, glaube ich, hört, ist in der Schweiz,

Ivan: ich bin auch Schweizer, haben aber Standorte auf der ganzen Welt.

Ivan: Wir haben Standorte, gesamt sieben Standorte, Barcelona, in Paris,

Ivan: Serbien, Rumänien und Bulgarien und München auch noch.

Stella: International aufgestellt, das heißt, ihr müsst auch remote arbeiten.

Stella: Da kommen wir später noch zu, wie ihr eigentlich selber so euren Office-Alltag,

Stella: wenn ihr euch denn dann mal trefft, organisiert.

Stella: Aber lasst uns nochmal eingangs bei eben eurer Software-Lösung bleiben.

Stella: Es ist ja auch spannend, dass ihr in der Pandemie, wo Büros eigentlich dicht

Stella: gewesen sind, wo wirklich nur noch wer nicht an das Konto reingegangen ist,

Stella: gesagt habt, okay, das Office wird sich ändern und wir schaffen dafür eine Lösung.

Stella: Aber wie unterscheidet sich denn eure Lösung bei Deskbird zum Beispiel von anderen,

Stella: die ja auch dieses typische, ich nenne es jetzt mal Tischmanagement anbieten,

Stella: nach dem Motto, hey, Mitarbeiter A kann sich einwählen, Mitarbeiter B auch und

Stella: jeder hat halt einfach einen Platz, wo er sitzen kann.

Ivan: Gute Frage. Erstmal, ich glaube, wo wir uns unterscheiden, ist,

Ivan: wir haben sehr, sehr viel in die UX gesteckt und das heißt nicht einfach mal

Ivan: so ein bisschen schöne Farben von der

Ivan: Web-Oberfläche oder irgendwie schöne Schriftarten, sondern es ist schon,

Ivan: wir haben von Anfang an geglaubt, dass man eine Lösung, eine Software heutzutage

Ivan: bauen muss, die total Multi-Plattform funktioniert,

Ivan: das heißt als native Mobile-App, als voll funktionsfähige Microsoft Teams-App, als Web-App,

Ivan: Und das eben sehr, sehr nahtlos, was am Markt, glaube ich, kaum einer so gut kann wie wir.

Ivan: Und das Zweite ist dann auch, was wir gesehen haben, es ist wahnsinnig,

Ivan: wie komplex das Thema Desk Sharing geworden ist.

Ivan: Also ich kann mich nicht erinnern, wir hatten vor fünf Jahren beim Start,

Ivan: da konnten wir Kunden gewinnen, da hatten wir kaum, also wir hatten eine Mobile-App

Ivan: und wir hatten irgendwie, wir hatten nicht mal Gebäudepläne.

Ivan: Also die Strategie-Buchung hat funktioniert über eine Liste eigentlich,

Ivan: so eine Art schönere Excel-Liste, die man einfach über die App buchen konnte.

Ivan: Und heutzutage, du hättest keine Chance mit so einem einfachen Produkt,

Ivan: sag ich mal, auch wenn es eine gute UX hat, weil die Anforderungen sozusagen

Ivan: explodiert sind, was das Thema Desk Sharing angeht.

Ivan: Also heute möchten Kunden irgendwo KI-basierte Prognosen über die Office,

Ivan: sozusagen über die zukünftige Office-Nutzung, über sozusagen dynamische Anpassung

Ivan: von Buchungsmöglichkeiten, abhängig von der Nachfrage.

Ivan: Also wenn ich weiß, Montag, Freitag kommen wahrscheinlich weniger Leute ins

Ivan: Büro, dann möchte ich da an den Tagen weniger Schreibtische anbieten,

Ivan: damit die Leute besser zusammensitzen.

Ivan: Also du hörst raus, das ist mittlerweile echt eine Komplexität daraus entstanden

Ivan: und da können auch wenige, ja, dürfen wir trotz Schweizer Bescheidenheit sagen,

Ivan: dass wir da einen guten Job machen, da mit der Komplexität mitzuhalten.

Stella: Eine Sache, die du angesprochen hast, ist ja das Thema Tische zur Verfügung stellen.

Stella: Also, dass es ja auch so ist, dass dann quasi Flächen beispielsweise gesperrt

Stella: werden können in der App, damit, wie du gesagt hast, Mitarbeitende besser zusammensitzen können.

Stella: Kannst du uns da nochmal so ein bisschen mehr zeigen, welche Anforderungen da

Stella: eigentlich aktuell bei dem, ja, Desk Management so gestellt werden,

Stella: seitens der Unternehmen?

Ivan: Was man merkt spannenderweise ist, dass,

Ivan: die Fläche wird immer knapper. Am Anfang der 2020, 2021, da waren noch viele

Ivan: Unternehmen, haben sich zwar entschieden, Desk-Sharing einzuführen,

Ivan: zu verdichten, aber das hat man noch nicht gespürt, weil die Mietverträge, die liefen noch.

Ivan: Wenn ich mich heute entscheide, zu verdichten, dann dauert es wahrscheinlich

Ivan: zwei, drei, vier Jahre, bis ich es umgesetzt habe, bis ich wirklich da bin,

Ivan: wo ich eigentlich sein möchte.

Ivan: Das heißt, das spüren wir jetzt und wir haben teilweise Kunden,

Ivan: die haben auf 1000 Mitarbeiter, haben die noch 300 Schreibtische,

Ivan: 250 Schreibtische, obwohl die regelmäßig auch ins Büro kommen.

Ivan: Und da kommen jetzt halt neue Anforderungen auf, wie beispielsweise, dass man.

Ivan: Gewisse Zonen an gewissen Tagen, gewissen Gruppen zur Verfügung stellt.

Ivan: Also Beispiel ist sozusagen, Marketing darf sich in der Zone vom zweiten Stock,

Ivan: am Dienstag dürfen die sich da einbuchen, am Mittwoch ist aber das Sales Team

Ivan: dran, das auf der gleichen Zone sich einbuchen darf.

Ivan: Und was wir eben auch merken ist, man muss schon die Komplexität auch anbieten,

Ivan: damit man wirklich sozusagen die Einsparpotenziale realisieren kann.

Ivan: Also es hilft mir nicht. Also was wir wissen ist von vor der Pandemie,

Ivan: sozusagen je nach Statistik, die man anschaut, wir haben 40 bis 60 Prozent Leerstand

Ivan: gehabt schon vor der Pandemie in vielen Büroflächen.

Ivan: Und mit der Pandemie, mit mehr Homeoffice ist es noch angestiegen.

Ivan: Das Problem ist nur, wenn du keine smarte Lösung hast, dann kannst du eben keine

Ivan: Ansparpotenziale heben, weil selbst wenn du im Schnitt vielleicht nur 15 Prozent

Ivan: Auslastung hast, kann es trotzdem sein, dass alle am Mittwoch reinkommen.

Ivan: Wenn du dann am Mittwoch sozusagen 80, 90 Prozent Auslastung hast und an den

Ivan: anderen Tagen 20 Prozent, dann hast du im Durchschnitt vielleicht 50,

Ivan: aber du kannst nichts sozusagen verdichten, weil du brauchst an dem Tag eben doch die ganze Fläche.

Ivan: Genau da kommen Lösungen wie Deskbird ins Spiel, die es eben schaffen,

Ivan: mit smarten Regeln auch solche Themen umzusetzen.

Stella: Kommen wir doch nochmal ganz kurz konkret auf das Thema Daten.

Stella: Wie läuft das Ganze bei euch?

Stella: Wie werden die Unternehmensdaten verarbeitet und gespeichert?

Stella: Habt ihr Server in Europa?

Ivan: Ja, wir sind gehostet auf der Google Cloud und wir sind gehostet in Frankfurt.

Ivan: Also die Daten verlassen Frankfurt nicht und können auch auf weitere Daten schauen oder ausreichen.

Ivan: Ja, verarbeitet ist, glaube ich, so relativ typisch, natürlich verschlüsselt.

Ivan: Wir haben auch viele Unternehmen, was durchaus ein sensitives Thema ist.

Ivan: Das Thema, okay, wer ist wann im Büro, wer sitzt wo, wie lange hat man gebucht.

Ivan: Das heißt, wir sind auch ganz, ganz vorsichtig, was das Thema Datenschutz angeht,

Ivan: können auch entsprechend sehr, sehr weitgehend anonymisieren,

Ivan: aber wir haben Unternehmen, ja, das ist dann teilweise schade,

Ivan: aber wir haben Unternehmen, die gesagt haben, ja, aus Datenschutzgründen,

Ivan: müssen Daten anonymisiert werden von Anfang an. Das heißt, eigentlich so ein

Ivan: bisschen der Charme von Deskbird geht dann verloren in ganz seltenen Fällen.

Ivan: Wenn man eben gar nicht mehr sieht, man sieht nur noch, wer den Platz gebucht

Ivan: hat, aber man sieht die Gesichter nicht mehr.

Ivan: Man sieht nicht mehr cool auf dem Gebäudeplan. Ah, die Stella,

Ivan: die sitzt jetzt oben links und daneben ist der Kollege und so.

Ivan: Sondern man sieht nur noch, dass die Plätze belegt sind. Das ist aber wichtig,

Ivan: vor allem in Deutschland und in Europa, dass man datenschutzmäßig da auch gut aufgestellt ist.

Stella: Gucken wir mal jetzt an der Stelle wirklich auf die Mitarbeitenden.

Stella: Die haben einfach den Vorteil quasi, wenn Deskbird in der Firma eingesetzt ist,

Stella: dass sie sehen, wer wann wo sitzt und sich ihren Platz reservieren können.

Ivan: Genau. Ja, das ist einfach gesagt, das ist es. Es ist ein bisschen mehr.

Ivan: Es ist zum einen, ist es wirklich diesen Komfort, dass ich weiß,

Ivan: okay, niemand geht gerne ins Büro und weiß nicht, also erstmal hat er einen

Ivan: Platz oder hat er keinen Platz.

Ivan: Selbst wenn er wahrscheinlich einen Platz hat, irgendwie ist es unangenehm,

Ivan: irgendwie rumzulaufen und nicht so genau zu wissen, okay, wo kann ich jetzt sitzen.

Ivan: Parkplatz ist ein Thema. Ich will wissen, ob ich jetzt mit dem Auto kommen kann

Ivan: oder ob ich da einen Parkplatz suchen muss. Also das ist sozusagen der Hygiene-Aspekt.

Ivan: Wir haben mal ausgewertet tatsächlich, also immer sozusagen nach einer Nutzung

Ivan: von der Resport-App haben wir Mitarbeiter gefragt, was war jetzt der Grund,

Ivan: dass die App genutzt wurde.

Ivan: Und tatsächlich war der leicht überwiegende Teil war gar nicht nur die Buchung

Ivan: von dem Platz, sondern der überwiegende Teil war die Abstimmung mit Kollegen,

Ivan: wann man eben sich trifft im Büro oder wann man ins Büro geht.

Stella: Da kommen wir doch mal zu dem Punkt, ihr schreibt ja auch auf der Website,

Stella: dass ihr quasi unterstützt, dass die Leute zurück ins Büro kommen.

Stella: Aber wie macht ihr das denn dann ganz konkret?

Ivan: Ja, also das eine ist, auch da wieder ganz einfach, wir haben Umfragen bei Usern

Ivan: und die sagen uns dann, der größte Benefit, auch mit Einführung von Deskbird,

Ivan: ist einfach diesen Peace of Mind zu haben.

Ivan: Ich habe die Transparenz, ich weiß, wen ich antreffe, also ich weiß,

Ivan: wenn ich ins Büro komme, ist es leer, ist es voll, wer ist da und auch einmal

Ivan: den Komfort zu haben, ich weiß, wo ich sitze.

Ivan: Das ist einfach schon mal von der Convenience her, ist das ein zusätzlicher

Ivan: Anreiz, ins Büro zu kommen.

Ivan: Es gibt weitere Funktionen, wie beispielsweise die Benachrichtigung.

Ivan: Das heißt, man kann Leuten folgen. Das ist eine Art Instagram für das Office,

Ivan: wo ich Leuten folgen kann und dann entsprechend auch benachrichtigt werde,

Ivan: wenn diese Leute dann planen, ins Büro zu gehen.

Ivan: Das heißt, ich sehe, Freitag sehe ich nächste Woche, Stella ist Dienstag und

Ivan: Donnerstag da, vielleicht will ich mich anschließen, vielleicht nicht.

Ivan: Und haben darüber hinaus auch nochmal die Möglichkeit, gewisse Events auch nochmal zu promoten.

Ivan: Das heißt, das können globale Events sein, wie zum Beispiel ein Afterwork-Drink

Ivan: am Donnerstag, wo man dann alle Mitarbeiter auch informiert.

Ivan: Oder es können auch kleinere Events sein von Teams, wo ich sage,

Ivan: ich habe irgendwie jemanden Geburtstag und es gibt irgendwie Kuchen auf dem

Ivan: zweiten Stock und da können alle irgendwie kommen.

Ivan: Bis hin zu speziellen Angeboten in Kantinen, ja.

Ivan: In Deutschland ist ein Thema auch natürlich, dass man sich die Entscheidung,

Ivan: haben wir auch schon gehört, die Entscheidung ins Büro zu gehen,

Ivan: hängt davon ab, was in der Kantine sozusagen heute angeboten wird.

Ivan: Und das kann auch beispielsweise über Deskbird ausgespielt werden,

Ivan: dass man eben sieht, wir haben Unternehmen, die haben dieses Kantinenangebot

Ivan: jeweils auch über Deskbird abgebildet, weil es Mitarbeitenden hilft bei der

Ivan: Entscheidung, wann es sich lohnt, reinzugehen und wann nicht.

Stella: Also zusammenfassend gesagt, quasi auch viel Serviceleistung,

Stella: die dann die Mitarbeitenden über diese Plattform in Anspruch nehmen können.

Stella: Vom Kantinenplan bis ist meine Work-Bestie denn heute auch am Start.

Ivan: Genau.

Stella: Wie ist denn aber dann das ganze Thema, was ja auch immer bei die Leute kehren

Stella: zurück ins Büro, sind weniger im

Stella: Homeoffice, wird auch gefordert von Führungsetagen, von Geschäftsführung.

Stella: Was ist mit dem Thema Überwachung?

Stella: Ist es dann so, dass beispielsweise der Chef oder die Chefin genau sieht,

Stella: ah, die Stella, die ist ja hier nur, hat einen Office-Tag, aber nur von 9 bis

Stella: 17 Uhr. der Rest ist da, ist jetzt viermal vorgekommen, Abmahnung.

Stella: Das ist jetzt natürlich sehr überspitzt, aber eben wie viel Privatsphäre hat

Stella: denn dann der Mitarbeiter noch oder die Mitarbeiterin?

Ivan: Ja, also wir versuchen hier natürlich die,

Ivan: Das ist eine sehr gute Frage. Es gibt auch immer wieder Debatten.

Ivan: Es gibt die Möglichkeit, über Deskbird auch so Hybrid-Work-Regeln einzuführen.

Ivan: Das heißt zum Beispiel, man hat als Unternehmen 120 Tage Office-Pflicht im Jahr

Ivan: oder 120 Tage Remote-Verfügbarkeit sozusagen im Jahr oder in der Woche oder

Ivan: in Prozent. Also da gibt es verschiedene Möglichkeiten.

Ivan: Wofür wir plädieren, ist eigentlich immer so ein bisschen eine dezentrale.

Ivan: Und das sieht man auch in Studien, dass sozusagen die Akzeptanz bei Mitarbeitern

Ivan: ist am höchsten von solchen Regeln, wenn sie so ein bisschen dezentral ausgespielt werden.

Ivan: Das heißt, wenn man das Gefühl hat als Mitarbeiter, ich habe ein Mitbestimmungsrecht,

Ivan: zum Beispiel in meinem Team, wir haben eine Teamregel und wir entscheiden im

Ivan: Team, Fünfer-Team, Zehner-Team, wie viele Tage wir im Büro sein wollen.

Ivan: Und das lässt sich auch über Desktop umsetzen. Das heißt, verschiedene Teams

Ivan: können auch unterschiedliche Regeln haben und so fühlt sich der Mitarbeiter

Ivan: dann auch weniger überwacht.

Stella: Was mir bei dem Thema auch noch tatsächlich so als Folgefrage dann einfällt,

Stella: ist natürlich, geht jetzt so ein bisschen auch schon in Teil 2,

Stella: wo wir ja auch noch über Führung, über Unternehmen sprechen wollen,

Stella: wie ihr das auch bei Deskbird selbst handhabt,

Stella: heißt dann aber auch, dass die Unternehmen dementsprechend diese Lösung auch

Stella: vernünftig einführen müssen.

Stella: Also es reicht nicht nur, das Tool zu installieren in der Nutzung,

Stella: sondern genau solche Absprachen müssen dann ja auch getroffen werden.

Ivan: Ja, genau. Also das ist ein großer Teil der Einführung von Deskbird ist Change

Ivan: Management. Das geht oftmals voraus. und,

Ivan: ist einfach ein sehr, sehr wichtiges Thema. Ich glaube, der wichtigste Aspekt

Ivan: bei Change Management ist das Thema, dass viele Mitarbeiter verlieren erstmal

Ivan: ihren Arbeitsplatz, ihren Fixen sozusagen.

Ivan: Da ist Deskbird auch so ein bisschen erstmal, wird ein bisschen mit Argwohn

Ivan: angesehen, weil wir sind irgendwie jetzt da mit dabei.

Ivan: Wenn man Mitarbeiter eine fragt, dann hätten sie immer am liebsten,

Ivan: sie hätten immer am liebsten den fixen Schreibtisch mit Einzelbüro,

Ivan: 20 Quadratmeter, aber gleichzeitig die volle Flexibilität, vielleicht nur einmal

Ivan: die Woche ins Büro zu kommen.

Ivan: Das wissen wir alle, das ist schwierig, das ist nicht nachhaltig.

Ivan: Und was auch ganz spannend ist, was wir gesehen haben bei gewissen Unternehmen,

Ivan: ist, dass sie Mitarbeitende fragen und sie dir die Wahl lassen,

Ivan: in ein Modell zu gehen, also ihnen die Wahl lassen, in ein Modell zu gehen.

Ivan: Es gibt dann nämlich zwei Modelle.

Ivan: Das eine Modell ist, du behältst deinen Einzelarbeitsplatz, also du hast weiterhin

Ivan: deinen fixen Schreibtisch, Einzelbüro oder nicht, das sei dahingestellt,

Ivan: aber du verpflichtest dich eben mindestens drei oder vier Tage die Woche auch ins Büro zu kommen.

Ivan: Oder du gehst ins andere Modell, du gibst deinen fixen Arbeitsplatz auf,

Ivan: dafür hast du eine volle Flexibilität oder du musst nur zwei Tage die Woche ins Büro kommen.

Ivan: Und interessanterweise, was wir oft sehen, ist, dass so ein bisschen diesen

Ivan: Trend am Anfang entscheiden sich, also was wir oft gesehen haben,

Ivan: ist so 60-40, also 60% entscheiden sich für den fixen Schreibtisch und 40% gehen in das flexible Modell.

Ivan: Nach einem halben Jahr oder nach einem Jahr ist es genau umgekehrt.

Ivan: Dann sind sozusagen 40 Prozent noch ein fixer Schreibtisch und 60 Prozent gehen ins flexible Modell.

Ivan: Und so kann man das ganz gut, glaube ich, begleiten. Ich glaube,

Ivan: Mitarbeiter müssen auch verstehen,

Ivan: die Flexibilität, wenn sie die wollen, dann geht es halt, es ist schwer zu argumentieren,

Ivan: dass sie dann noch einen fixen Schreibtisch haben, wo sie Pflanze,

Ivan: Bild und das Klischee halt haben von dem klassischen fixen Arbeitsplatz.

Stella: Kurze Servicefrage. Wie ist es dann, ich kann mir aber schon quasi so einen

Stella: Schreibtisch dann dauerhaft blocken, Weil ich glaube, wer das vielleicht für

Stella: seinen Arbeitsalltag braucht oder wer auch bestimmte Technik an seinem Platz

Stella: hat, der kann ja nicht immer so leicht mit im Zweifelsfall dem Rollcontainer

Stella: durch die Gegend zockeln.

Ivan: Ja, absolut gute Frage. Ja, das gibt es. Also Administratoren machen das auch oft.

Ivan: Also wir sehen auch immer noch bei Unternehmen irgendwo 20 bis 80 Prozent der

Ivan: Plätze sind immer noch fixe Schreibtische.

Ivan: Wir sind immer noch so gefühlt, auch bei unseren Kunden, wir sind immer noch

Ivan: am Anfang dieser Shared Desk Adoption und genau das kann man machen.

Ivan: Also man kann zum einen Mitarbeitenden eben fixe Schreibtische zuordnen,

Ivan: wegen Ausstattung, was auch immer.

Ivan: Dann kann man noch entscheiden, ob der Platz, also wenn du jetzt Stella einen

Ivan: fixen Schreibtisch hast, du aber sagst, dass du im Homeoffice bist,

Ivan: dann kann das Unternehmen entscheiden, was dann passiert mit dem Platz.

Ivan: Also darf der gebucht werden von anderen oder muss der sozusagen geblockt bleiben,

Ivan: aus welchen Gründen auch immer.

Ivan: Wir möchten aber bei den Mitarbeitenden sonst eigentlich vermeiden,

Ivan: dass sie sich immer den gleichen Platz buchen.

Ivan: Also ein normaler Mitarbeiter, der soll auch bewusst mal eben nicht immer am

Ivan: gleichen Platz sitzen und sich den gleichen Platz für ein Jahr im Voraus buchen,

Ivan: weil da sind wir de facto wieder im alten Modell.

Ivan: Wir wollen ja auch fördern, dass Mitarbeiter sich mit anderen mal austauschen

Ivan: und bewusst auch mal neben anderen Kollegen sitzen, um so ein bisschen auch

Ivan: den Austausch zu verbessern.

Stella: Nur noch, damit ich mich nicht verhört habe, 20 bis 80 Prozent,

Stella: so breit ist die Range vom festen bis zum Sharing-Modell-Schreibtisch.

Ivan: Ja, ja. Wir sind bei einigen Enterprises, da sind wir noch bei teilweise 80

Ivan: Prozent Fixer-Schreibtisch.

Ivan: Und da sind auch bei uns einige der Enterprise-Kunden, die sind bei vielleicht

Ivan: 10 bis 20 Prozent wirklich Shared-Desk-Adoption.

Ivan: Das ist auch okay, weil es einfach dauert, weil die teilweise zehn Jahre Mietverträge

Ivan: haben oder teilweise Gebäude selbst besitzen an gewissen Lagen,

Ivan: wo es nicht so einfach ist,

Ivan: die auch dann unterzuvermieden oder weiter anders zu verwenden.

Ivan: Deshalb dauert das da länger.

Ivan: Und dann gibt es halt bei den kleineren, flexibleren Unternehmen,

Ivan: die sind vielleicht eher bei noch 20 Prozent fixe Schreibtische und 80 Prozent flexibel.

Stella: Kannst du uns vielleicht einmal so eine kleine Übersicht eurer Kunden geben? Wie ist das?

Stella: Habt ihr eher KMUs, also kleine mittelständische Konzerne? Ich denke mal,

Stella: wenn mein Unternehmen nur zehn Mann hat oder zehn Frauen oder Mann und Frauen,

Stella: dann lohnt es sich vielleicht nicht so ganz.

Ivan: Ja, 10 ist zu klein. Es fängt eigentlich so bei 25 an, so richtig.

Ivan: So, ab 25 Mitarbeitenden sehen wir gute Nutzung, auch über die Zeit.

Ivan: Wir haben Kunden, einige der ersten Kunden, die sind jetzt im vierten oder fünften

Ivan: sozusagen Renewing Cycle, also die renewen und die sind weiterhin super happy,

Ivan: buchen auch weitere Module hinzu von Deskbird.

Ivan: Also, da geht es los und es ist echt extrem breit gefächert.

Ivan: Wir haben von 25 Mitarbeitenden bis zu Konzerne mit 100.000 Mitarbeitern und mehr.

Ivan: Die größten Rollouts, die wir haben, im Moment sind irgendwo zwischen 10.000 und 20.000.

Ivan: User gleichzeitig, das ist was ich vorhin gesagt habe, es kann Unternehmen sein

Ivan: mit 100.000 Mitarbeitenden, aber nur 10.000 oder 5.000 sind auf der Plattform, auf das Board.

Ivan: Und was auch ganz spannend ist, ist wirklich teilweise die Branchen,

Ivan: also die man da gar nicht denkt.

Ivan: Man denkt erstmal immer so an die Startups und an die IT-Firmen,

Ivan: Aber tatsächlich ist der größte Sektor in unseren Kunden irgendwo eher im Energiebereich

Ivan: und bei Banken und Versicherern.

Ivan: Wir haben Anwaltskanzleien, viele Anwaltskanzleien auch als Kunden beispielsweise.

Ivan: Ganz interessant, wo man denkt, das ist ja noch so papierhaft,

Ivan: geht das überhaupt? Aber tatsächlich sind die auch mittlerweile sehr,

Ivan: sehr innovativ unterwegs, was das Thema Arbeiten angeht.

Stella: Wo du das gerade schon ansprichst, wie es bei den Kunden aussieht,

Stella: da möchten wir doch auch so einen kleinen Einblick natürlich haben.

Stella: Gibt es da quasi gerade so ein favorisiertes Modell, also dass man sagt 50-50,

Stella: alle reduzieren die Flächen.

Stella: Kannst du uns da mal so den Durchschnitt geben, wo ist der gerade?

Ivan: Was viele gerne machen, ist tatsächlich bei den Plätzen, also ich sage von den

Ivan: Schreibtischen, eine Reduktion von 50 Prozent.

Ivan: Und das ist auch oft easy möglich.

Ivan: Also wenn du gestern oder in der alten Welt, wenn du auf 1.000 Mitarbeiter 1.000

Ivan: Schreibtische hattest, du kannst selbst mit einem...

Ivan: Mit viel Office, also ich sage drei bis vier Tage die Woche Office,

Ivan: kannst du mit 500 Schreibtischen, oftmals reicht das aus.

Ivan: Und was viele Unternehmen machen, ist, dass sie dann aber nicht jetzt einfach

Ivan: abmieten und die Fläche halbieren, sondern sozusagen vielleicht 20% abmieten

Ivan: perspektivisch, 20 bis 30%, was viel Geld ist.

Ivan: Also da reden wir von, bei Größen, das sind zweistellige Millionenbeträge teilweise.

Ivan: Also dann 20% wird eingespart und der Rest sozusagen wird umfunktioniert.

Ivan: Also, was man eben oft sieht, ist, man braucht zum Beispiel mehr.

Ivan: Begegnungsflächen. Also, man merkt schon diese Bestrebung der Unternehmen,

Ivan: der schlauen Unternehmen, dass sie merken, okay, man muss das auch attraktiver machen.

Ivan: Die stupiden,

Ivan: Regeln, die Leute zurückzunehmen, das funktionieren oft nicht.

Ivan: Was funktioniert ist, wenn man es attraktiv macht.

Ivan: Also wenn man halt doch in die Kaffeemaschine ist. Klingt blöd,

Ivan: aber wenn man doch in die Kaffeemaschine investiert, wenn man eine coole Launch

Ivan: Area investiert. Das lohnt sich.

Ivan: Und das ist das, was wir sehen. Auch spannend ist sozusagen eine andere Art von Meetingräumen.

Ivan: Also man geht weg von diesen klassischen großen Konferenzräumen.

Ivan: Und wir sehen auch in der Nutzung. Die am stärksten genutzten Räume sind die

Ivan: kleinen Einheiten, wo Leute auch oft alleine reingehen, um virtuelle Meetings

Ivan: zu haben. Und das macht total Sinn.

Ivan: In der neuen Arbeitswelt brauchst du nicht mehr immer zehn Leute im gleichen

Ivan: Raum, sondern du hast vielleicht vier Meetings am Tag.

Ivan: Ja, zwei davon sind alle Leute vor Ort, aber zwei Meetings bist du vielleicht

Ivan: der Einzige vor Ort und die anderen drei Kollegen sitzen an anderen Standorten.

Ivan: Und dafür brauchst du auch dann so einen Rückzugsort.

Ivan: Deshalb sind so Telefonkabinen und so diese ganz kleinen Räume.

Ivan: Wir sind auch bei uns, da sehen wir in den Daten, also am stärksten ausgebucht.

Ivan: Und da wird auch investierende Unternehmen auch, die auszubauen.

Stella: Dann fassen wir doch einmal ganz kurz zusammen quasi deine Tipps,

Stella: um Menschen zurück ins Büro zu bekommen und zwar ohne Zwang bestenfalls.

Stella: Einmal das Thema Einzelarbeitsplätze ruhig um 50 Prozent reduzieren,

Stella: dann eher kleinere Meetingräume und in, ich sag's jetzt mal,

Stella: die Sitzecke vielleicht in etwas freieren Begegnungsrahmen, wo auch mal kreative

Stella: Meetings stattfinden können, sowas auch schaffen.

Stella: Also Begegnungsflächen und auch tatsächlich immer noch sowas,

Stella: ich weiß, es ist immer belächelt, aber eine gute Kaffeemaschine,

Stella: ein Obstkorb, also auch sowas, würdest du sagen, ist ganz sinnvoll.

Stella: Hast du da noch Ergänzungen auf der Liste, was funktioniert?

Ivan: Zwei Dinge. Das eine ist, Standort ist auch wichtig, was wir auch sehen am Markt.

Ivan: Ich spreche auch oft mit sozusagen wirklich Beratern nochmal für Workplace,

Ivan: für New Office und was man auch oft sieht, ist einfach Standardverbesserungen.

Ivan: Also ich habe heute einen Standard irgendwo an der Peripherie oder noch weiter

Ivan: draußen. Ich will Talente gewinnen, ich will irgendwo attraktiver sein, ich ziehe in die Stadt.

Ivan: Mieten wir was deutlich Kleineres, also teilweise halb so groß,

Ivan: teilweise ein bisschen größer.

Ivan: Spare vielleicht nichts ein, weil der Standard nicht mehr kostet,

Ivan: aber meine Arbeitgeberattraktivität und sozusagen die Office-Attraktivität ist deutlich höher.

Ivan: Das auch nicht zu vernachlässigen.

Ivan: Und das andere Thema sind die Regeln. Ich glaube, bei den Regeln,

Ivan: also ich finde Regeln okay, ich bin nicht gegen Office-Regeln,

Ivan: aber sie müssen sinnvoll sein, sie müssen Ausnahmen zulassen und sie müssen

Ivan: im besten Fall partizipativ definiert worden sein.

Ivan: Das heißt eben, es ist einfach das Klischee, dass der CEO sagt,

Ivan: alle Leute vier Tage die Woche zurück ins Büro, Freitag darf niemand mehr Homeoffice machen.

Ivan: Das ist einfach so, gibt es halt oder gibt es in der Presse.

Ivan: Was eher funktioniert, ist partizipativer und den Mitarbeitenden halt doch noch

Ivan: eine Selbstbestimmung zu geben.

Ivan: Es ist ja okay, es muss ja nicht jede Woche sein. Es ist ja mal okay,

Ivan: wenn ich eine Woche nur einmal die Woche reinkomme oder gar nicht reinkomme.

Ivan: Gleichzeitig verstehe ich aber auch und viele Mitarbeiter verstehen auch,

Ivan: dass im Office eben doch auch was Gutes passiert.

Ivan: Also die Mitarbeiter sind ja auch nicht so, dass sie sagen, nein,

Ivan: ich will gar nicht mehr zurückkommen.

Ivan: Was aber Mitarbeiter nicht mögen, ist natürlich sozusagen sehr strikte.

Ivan: Undifferenzierte Regeln.

Stella: Du, das kann ich doch ganz hervorragend jetzt einmal zurückspielen,

Stella: wo du gesagt hast, das funktioniert. Du bist selber ja auch CEO eben von Deskbird.

Stella: Wie handhabt ihr das denn?

Stella: Also gerade mit den internationalen Standorten von der Logik her ist es doch

Stella: schwer, euch alle mal zu versammeln, oder? Und du sagst ja, es ist wichtig,

Stella: Begegnungen zu schaffen.

Ivan: Das ist total wichtig. Also, wir sind ja remote first gestartet.

Ivan: Also, wir sind wirklich gestartet, kein Büro, beziehungsweise wir hatten eben

Ivan: so ein Coworking, wir sind eben in der Lounge gesessen, da waren wir noch zu

Ivan: dritt oder zu viert, haben uns irgendwie mit drei Kaffees auf den Tag sozusagen

Ivan: gemogelt und sind dann den ganzen Tag da gesessen.

Ivan: Remote First gestartet, es haben sich automatisch Hubs rausgebildet,

Ivan: gar nicht, weil wir gepusht haben von Founder, CEO Level,

Ivan: sondern weil Mitarbeiter gesagt haben, hey, wir sind jetzt drei Personen in

Ivan: Berlin oder wir sind vier Personen in Bukarest, können wir nicht ein Office

Ivan: aufmachen, das wäre cool, wenn wir uns da treffen.

Ivan: Das heißt, das passiert, es ist aber nicht genug. Es ist wie,

Ivan: ich sage das immer, Remote First ist so ein bisschen wie eine Fernbeziehung,

Ivan: es kann funktionieren, man muss aber viel investieren, sozusagen, in die, also,

Ivan: jemand muss auch reisen, sozusagen, wenn man sich nicht trifft, dann,

Ivan: dann fängt es an zu bröckeln. Und da sehen wir auch, wir haben die,

Ivan: also meine persönliche Regel ist, man muss mindestens viermal im Jahr,

Ivan: also einmal im Quartal, einen größeren Treffpunkt gehabt haben mit dem Team,

Ivan: mit der Planung oder mit dem Unternehmen.

Ivan: Das machen wir auch. Wir machen zum Beispiel einmal im Jahr einen Summit,

Ivan: da sind alle Deskboards, alle 100 Leute an einem Ort versammelt für mehrere Tage.

Ivan: Da sprechen wir über Strategie, über Vision, wir haben Spaß zusammen,

Ivan: wir lernen neue Leute kennen und da gibt es noch sozusagen Treffen in kleineren Teams und Abteilungen.

Stella: Wenn du jetzt sagst, ihr habt Spaß, ihr trefft euch, das heißt aber,

Stella: das ist dann quasi nicht nur ein Arbeitstag, sondern im Sinne von Team-Event,

Stella: da ist drum herum gebaut, man geht abends essen, unternimmt was gemeinsam,

Stella: sowas, also dass man auch zusammen Erlebnisse als Team dann schafft.

Ivan: Absolut, ja. Das ist auch dann immer sehr minutiös geplant, da sind auch immer noch die,

Ivan: Founder, ich und der Jonas, mein Mitgründer, wir sind da auch noch sehr involviert

Ivan: in die Details, weil wir auch genau wissen, wie wichtig das eben ist und Und

Ivan: es klingt total blöd, ja, aber du kannst zum Beispiel nicht irgendwie auf eine

Ivan: Bootstour gehen, wenn die Leute Hunger haben oder wenn die nichts gegessen haben.

Ivan: Also so Kleinigkeiten, aber der Rahmen muss wirklich perfekt sein.

Ivan: Und dann haben diese Events eine extreme Wirkung. Dann haben sie wirklich einen großen Impact.

Ivan: Ja, ist auch wieder wie eine Fernbeziehung. Wenn man sich drei Monate nicht

Ivan: sieht und dann irgendwo sich trifft, dann vielleicht sollte man nicht einfach

Ivan: nur auf der Couch rumhängen zwei Tage, sondern es ist gut, wenn irgendwie ein Programm da ist.

Stella: Um das noch ein bisschen handfester für die Zuhörer:innen zu machen,

Stella: was heißt das dann? Du hast gesagt, Bootstour, Essen, wo fahrt ihr hin?

Stella: Wie viel kostet das Ganze?

Stella: Be mal Daumen. Gib uns da mal einen Einblick.

Ivan: Das ist eine gute Frage. Also wir hatten, ich kann ja ganz offen sagen,

Ivan: wir waren jetzt vor vier Wochen, fünf Wochen auf Sizilien, alle zusammen.

Ivan: Das Budget, ich muss mal reingucken, war irgendwo 1.000 bis 2.000 Euro pro Mitarbeiter,

Ivan: die wir sozusagen da einrechnen, was immer noch günstiger ist als ein Office.

Ivan: Ein Office pro Mitarbeiter kostet irgendwo in der Chance von 6.000 bis 8.000 Euro im Jahr.

Ivan: Das ist Budget, Programm war, Mittwoch abends sozusagen einfliegen, Donnerstag haben wir,

Ivan: also Mittwoch abends dann alle irgendwo treffen, es gab irgendwie Drinks,

Ivan: zusammen essen, aber nichts jetzt zu ausschweifendes, so dass Donnerstag doch

Ivan: alle nochmal gut aufstehen, dann

Ivan: haben wir Donnerstag ganzen Tag Workshops gehabt, so Strategie, Vision,

Ivan: es gab so kleine Teamworkshops, unseren Werten als Unternehmen,

Ivan: also schon wirklich Arbeit, aber halt mal ein bisschen rausgerissen zu werden aus dem Daily Business,

Ivan: und Freitag in der Früh war nochmal normale Workshops und Arbeit und dann am

Ivan: Freitagnachmittag haben wir sozusagen gesagt, da dürfen alle jetzt auf die Tour

Ivan: kommen, auf die Fun-Tour, das war keine Arbeit mehr,

Ivan: weil wir einen wichtigen Meilenstein erreicht haben als Unternehmen, haben wir das sozusagen,

Ivan: spendiert, diesen halben Tag und da haben wir eine Bootstour gemacht,

Ivan: eine Tuk-Tuk-Tour, waren dann abends noch essen auf so einer Pizza,

Ivan: also so ein Pizza-Event am Abend, Und dann haben wir noch einen DJ gehabt am Abend mit Drinks.

Ivan: Also kannst du ein Gefühl haben und Samstag sind alle zurückgereist.

Stella: Aber das sind natürlich nur viermal im Jahr, hast du ja gesagt.

Stella: Quartalsweise macht ihr das Ganze. Da gibt es viele Arbeitstage,

Stella: die da drumherum liegen.

Stella: Wie organisierst du da als CEO zusammen mit deinem Mitgründer,

Stella: wie organisiert ihr das, diese Remote-Arbeit? Welche Regeln gibt es da?

Ivan: Ja, also wir machen die Events nicht viermal im Jahr. Also das ist so,

Ivan: einmal im Jahr ist ein großes Event, die anderen sind dann alle kleiner,

Ivan: also nicht so sozusagen so in dem Rahmen.

Ivan: Und wie organisieren wir uns als Remote-Team? Also wir haben auch gesagt,

Ivan: da bin ich Überzeugung, dass gewisse Rollen funktionieren remote nicht so gut wie in Person.

Ivan: Und das haben wir auch zum Beispiel, wir haben auch einen Standort in Barcelona

Ivan: aufgemacht, wo wir sagen, für gewisse Funktionen sollen die Leute wirklich im

Ivan: Office sein und mehrheitlich im Office sein.

Ivan: Also das ist schon ein hybrides Modell, was wir heute haben.

Ivan: Interessanterweise, was wir sehen, ist Leute, die oder Rollen,

Ivan: die sowohl sehr intrinsisch motiviert sind und auch gleichzeitig Senior sind.

Ivan: Das funktioniert wirklich wunderbar.

Ivan: Die sind sogar wahrscheinlich besser, wenn sie nicht im Office sind,

Ivan: weil die sozusagen so, das ist so ein Beispiel, so ein Senior Engineer,

Ivan: also so ein Senior Software Entwickler, der kann sehr, sehr gut einfach, genau.

Ivan: In seinem Scope arbeiten und liefert ausgezeichnete Ergebnisse,

Ivan: sind auch bei uns viele Top-Performers im Engineering, sind wirklich remote first.

Ivan: Und das auf dem anderen Spektrum ist sozusagen eher extrem motiviert,

Ivan: wo es auch sehr viel um Disziplin geht, um Repetition und Junior,

Ivan: das funktioniert deutlich weniger im Remote First.

Ivan: Ein Beispiel sind BDRs.

Ivan: Das ist die erste Rolle in Sales, wo man sehr stark in die Kalterquise geht.

Ivan: Man hat sehr viel Frustration, man kriegt sehr viele Neins, man muss sehr viel telefonieren.

Ivan: Das ist ein typisches Beispiel für mich, wo einfach diese Office-Atmosphäre

Ivan: einfach viel, viel besser funktioniert, weil du hast rechts und links noch einen,

Ivan: der auch telefoniert, der auch Absagen kriegt.

Ivan: Und wenn du das halt irgendwie alleine in deinem stillen Kämmerlein machst,

Ivan: dann macht das zum einen viel, viel weniger Spaß und zum anderen,

Ivan: du lernst aber auch viel weniger, wie das andere halt irgendwie machen.

Ivan: Und ich glaube, das ist ganz wichtig, dass man sich wirklich bewusst ist,

Ivan: für welche Rollen man welches Modell hat.

Ivan: Viele Unternehmen machen das auch zu wenig noch. Die sagen dann so,

Ivan: eine Regel für alle und das ist es. Ich glaube, das ist falsch.

Ivan: Und dann für die Remote sozusagen first stellen, da ist einfach Kommunikation

Ivan: ganz wichtig, also wir haben Daily Stand-Ups,

Ivan: Daily Catch-Ups auch nochmal später am Tag, wir haben ganz, ganz viel auch Meetings

Ivan: einfach, wo wir sagen, okay, wir wollen uns abstimmen, haben entsprechend auch

Ivan: in Tools investiert, um die Kollaboration in Remote zu vereinfachen.

Stella: Viele Fragen tun sich mir da auf. Eine zuerst kann man pauschal festhalten,

Stella: dass quasi Junior-Level, sprich weniger Berufserfahrung,

Stella: eher tendenziell mehr Zeit im Office aus deiner Sicht verbringen sollten und

Stella: je mehr Berufserfahrung Senior-Level, dann quasi mehr Freiheit haben,

Stella: zum Beispiel ins Homeoffice zu gehen, remote zu arbeiten.

Ivan: Ja, total. Würde ich so unterschreiben.

Ivan: Ist auch so ein bisschen, kann polarisieren, die Aussage. Man muss es aber anders,

Ivan: also die, die sozusagen sagen, dass es falsch ist oder dass es irgendwie nicht

Ivan: fair ist, man muss überlegen, es gibt ja auch beim Urlaub,

Ivan: also in der Schweiz ist es so, dass man im Urlaub hat man sozusagen mit den

Ivan: Anzahl Dienstjahren, kriegt man sozusagen mehr Urlaub sozusagen.

Ivan: Das ist ja auch völlig akzeptiert.

Ivan: Und ich habe auch mal gehört, dass Remote ist so ein bisschen ein Luxus auch,

Ivan: den man sich erarbeiten muss.

Ivan: Und das finde ich durchaus fair zu sagen, Punkt.

Ivan: Und interessanterweise sind auch, das haben wir ganz oft tatsächlich,

Ivan: wir hatten schon, also die Leute, die wirklich Gas geben wollen,

Ivan: die jungen Leute, jungen Talente, die frisch von der Uni sind,

Ivan: die wirklich Gas geben wollen, die wollen ins Büro.

Ivan: Also die fragen auch, wir hatten schon Absagen, weil sie gesagt haben,

Ivan: oh, an dem Standort habt ihr kein Office, oh, das ist mir, ich will nicht irgendwie

Ivan: remote rumhängen, ich will schon diesen Vibe spüren, ich will die Kollegen spüren,

Ivan: ich will mich auslernen, ich will lernen, ich will Leuten über die Schulter

Ivan: schauen, zugucken, lernen.

Ivan: Weshalb, ja, lange Rede, kurzer

Ivan: Sinn, das ist schon im Allgemeinen ist es definitiv so, aus meiner Sicht.

Stella: Aber auch eine interessante Beobachtung dann zum Thema Team Spirit,

Stella: es hieß ja auch eine Zeit lang, gerade die junge Generation möchte gar nicht

Stella: ins Office, aber da sagst du auch das Gegenteil, wer wirklich motiviert ist, wer Lust hat,

Stella: der hat eben auch Lust, im Team zu arbeiten, kurze Dienstwege und,

Stella: ja, irgendwie ins Office zu

Stella: kommen oder zumindest eine Office-Situation zu erschaffen mit KollegInnen.

Ivan: Ja, total, das sehen wir. Es ist auch, also ich habe da auch eine steile Hypothese.

Ivan: Also es ist auch wirklich so, ich glaube, es ist nicht gut, wenn man aus dem

Ivan: Studium kommt und sofort in ein Remote-First-Setup geht.

Ivan: Darum? Weil du sozusagen dieses On-the-Job-Learning, das ist auch,

Ivan: Arbeit ist, das meine ich nochmal, also ich komme aus dem Business,

Ivan: aus dem Business kann ich das sagen, Arbeit ist nochmal ein anderes Umfeld als Studium.

Ivan: Also du in der Arbeit hast du beispielsweise, du hast Stresssituationen,

Ivan: die du im Studium nie hast.

Ivan: Im Studium, ich kann mich nicht erinnern, außer in Prüfungssituationen,

Ivan: du hast nie mal Zeitdruck, wo du in einer halben Stunde was machen musst.

Ivan: Dinge können komplex sein, aber man hat doch immer Tage oder Wochen Zeit,

Ivan: um Dinge abzuarbeiten. Und mit dieser Pace, die es in der Berufswelt manchmal

Ivan: gibt, um die überhaupt mal kennenzulernen, ist halt so ein Office-Setup schon gar nicht so schlecht.

Stella: Was aber vielleicht auch wichtig ist, ist nochmal über den Meeting-Druck zu sprechen.

Stella: Weil du hast gesagt, ihr habt jetzt gerade Remote, ihr habt morgens eins, ihr habt abends eins.

Stella: Wie verhindert ihr denn, dass dann plötzlich die Remote-Menschen ganz viel in

Stella: Meetings hängen und irgendwie die im Office auch, weil man muss sich ja dann

Stella: doch ständig austauschen?

Ivan: Ja, uff.

Ivan: Ja, also das ist die Frage, die kann ich abschließend beantworten.

Ivan: Ich weiß nicht, ob man remote automatisch mehr in Meetings sitzt oder weniger.

Ivan: Was ich beobachte, ist schon komplexe Themen.

Ivan: Komplexe Themen mit vielen Involvierten, die sind wirklich schwierig remote.

Ivan: Also da haben wir schon ein paar Mal die Erfahrung gemacht. Wir sind teilweise

Ivan: Wochen an Themen gearbeitet, hin und her diskutiert.

Ivan: Und da haben wir uns einmal zusammengesetzt für einen halben Tag und das Ding

Ivan: war gelöst. Weil einfach alle mal irgendwie so zusammenkommen,

Ivan: sich austauschen und that's it.

Ivan: Und deshalb glaube ich eher sozusagen, das ist schwierig und man sollte sich

Ivan: im Zweifel eher einmal mehr treffen remote, weil,

Ivan: um diese komplexen Themen zu lösen.

Stella: Oder bestenfalls wahrscheinlich dann die komplexen Themen auf das Treffen vor

Stella: Ort irgendwie koordinieren, falls das möglich ist.

Ivan: Genau.

Stella: Du selber sitzt gerade, wenn wir aufzeichnen, auch, ich glaube,

Stella: in einer Telefonbox, könnte ich mir vorstellen.

Stella: Das heißt, du bist im Office, weil ich denke, niemand hat die Dinger zu Hause

Stella: bei sich stehen. Weiß ich nicht, ob das auch eines Tages kommt.

Stella: Aber wie handhabt ihr denn vor Ort im Office dann die Regelung?

Stella: Darüber haben wir nämlich noch nicht gesprochen.

Stella: 100% Anwesenheit, diese klassischen drei Tage im Office, zwei Tage zu Hause. Wie macht ihr das?

Ivan: Wir sind da noch sehr am Anfang. Wir haben keine Regel, tatsächlich.

Ivan: Und das ist auch, da gehen wir sehr vorsichtig an das Thema ran.

Ivan: Ich habe es vorhin gesagt, wir haben zum Beispiel in Barcelona,

Ivan: da ist unser BDR Team Hub.

Ivan: Und da haben wir gesagt, okay, die Ambition ist, da gibt es auch ein Team Lead,

Ivan: der sozusagen ganz klar die Anweisung hat und das ist das Commitment,

Ivan: dass die Leute schon vorwiegend im Büro sein müssen.

Ivan: Wir prüfen jetzt aber nicht nach, ob die jetzt die Woche vier Tage im Büro waren

Ivan: oder drei Tage oder fünf Tage, so weit gehen wir nicht.

Ivan: Müssen wir, glaube ich, auch nicht. Und dann gibt es, wie gesagt,

Ivan: andere in anderen Stellen,

Ivan: wie gesagt, einige unserer besten Engineers, die sind, obwohl sie in München,

Ivan: leben und da ein Office ist, die kommen nur für den Barbecue Thursday rein,

Ivan: weil sie gerne Barbecue haben, sonst sind die nie im Office und die sind trotzdem,

Ivan: gehören sie zu den Top-Performern und es funktioniert.

Ivan: Deshalb sind wir mit Regeln sehr vorsichtig und machen es eigentlich sehr,

Ivan: sehr freiwillig und versuchen eher mit Incentives, die Leute zu Begegnungen zu bringen.

Stella: Es ist ja erstmal gut, gerade wenn das als Team funktioniert,

Stella: wo wäre für dich der Kipppunkt, wo du sagst, okay, an der Stelle müssen wir

Stella: jetzt einschreiten, wenn du, weiß ich nicht, nur noch alleine bei euch im Office

Stella: sitzt, trotz Barbecue Tuesday?

Ivan: Ja, das ist immer so ein bisschen, das ist immer die Gefahr.

Ivan: Ich glaube, daran liegt es, glaube ich, nicht. Was ist der Kipppunkt? Ja.

Ivan: Ich glaube, das muss man näher an den KPIs ausmachen. Also wenn man das Gefühl

Ivan: hat, und das muss man auch wirklich, da darf man nicht emotional sein.

Ivan: Also wenn man das Gefühl hat, okay, die Performance des Teams,

Ivan: des Individuums ist nämlich nicht da, wo wir sie uns wünschen.

Ivan: Und dann gibt es einen Grund. Wenn Sie fragen, hat man das Gefühl,

Ivan: dass man es im Office besser wäre?

Ivan: Und manchmal muss man sagen, nein, das liegt nicht an dem. Die Person würde

Ivan: im Office genau performen.

Ivan: Und dann ist es die falsche Konsequenz, zu sagen, die Person muss öfter ins Office.

Ivan: Und manchmal kann es aber sein, dass man ja auf die Person vielleicht,

Ivan: keine Ahnung, wie gesagt, oft bei Junioren-Profilen, direkt aus dem Studium,

Ivan: nie so wirklich mal so in wirklich ein professionelles Umfeld,

Ivan: nie so ein Team, wenn es mal brennt, wenn es wirklich mal heiß zu und her geht,

Ivan: so eine Situation noch nie gehabt.

Ivan: Da kann es schon so sein, dass es einfach sinnvoll ist, öfters ins Office zu

Ivan: gehen und auch mit Regeln dann zu arbeiten.

Stella: Wir kommen zum Abschluss des Podcasts und damit nochmal zu so einem kleinen

Stella: Ausblick. Wie werdet ihr das denn in Zukunft bei Deskbird handhaben?

Stella: Also erstmal so, wie es läuft oder planst du da irgendwelche Anpassungen bezüglich

Stella: Remote und Office-Strategie bei euch?

Ivan: Also wir gehen schon in Richtung, also wir sehen ganz gerne Mehrwert auch von Offices.

Ivan: Und wir werden schon auch Richtung noch stärker einfach Office gehen.

Ivan: Nicht, weil wir sagen, wir wollen alle unsere Leute in Offices haben,

Ivan: aber dass wir daran glauben, dass im Office sehr, sehr viel,

Ivan: sehr Gutes entstehen kann.

Ivan: Und unsere Strategie ist eher zu sagen, okay, wo macht es Sinn,

Ivan: noch weitere Hubs zu haben?

Ivan: Und im Hiring kann es schon sein, dass wir dann gucken, Okay,

Ivan: wenn wir zwei gleich gute Kandidaten haben, der eine ist sozusagen bei einem

Ivan: Office-Standort, der andere nicht, dann entscheiden wir uns wahrscheinlich für den Office-Standort.

Ivan: Und das ist unser Plan. Tatsächlich haben wir auch weitere Offices geplant.

Ivan: Darf ich jetzt aber nicht sagen, wo die sind.

Stella: Wenn du jetzt sagst, wir, da muss ich nochmal nachhaken, heißt das,

Stella: du als CEO mit dem Team, auch aus Geschäftsleitung, aus Führungskräften,

Stella: oder heißt das, wir im Sinne von, wir als Team Deskbird, wir Mitarbeitenden,

Stella: ziehen da an einem Strang?

Ivan: Ja, also das spricht für beides. Ich glaube, keiner von Deskbird hat etwas dagegen,

Ivan: dass mehr Office-Möglichkeiten sozusagen da sind.

Stella: Und die finale Frage, ich meine, junges Unternehmen, ihr plant doch was für die Zukunft.

Stella: Was mich noch interessiert, wie soll es mit Deskbird weitergehen?

Stella: Plant ihr vielleicht ein neues Feature?

Stella: Wollt ihr vielleicht auch den Fokus Energie sparen, was ja auch nah dran ist?

Stella: Ich schaffe Flächen ab, wo heize ich etc.

Stella: Noch mehr in euren Fokus nehmen. Was ist da so geplant in den nächsten zwölf Monaten?

Ivan: Ja, also erstmal, ich glaube, das klingt total banal und langweilig,

Ivan: aber erstmal sozusagen wollen wir unseren Kern ganz, ganz gut machen und weiterhin

Ivan: sehr, sehr gut machen, das heißt sozusagen eine marktführende User Experience

Ivan: rund um Desk Sharing anbieten und weiter ausbauen.

Ivan: Das Thema Desk Sharing ist noch lange nicht am Ende und dann so ein bisschen

Ivan: die längerfristige Vision ist, dass ich auch glaube, dass das Thema KI ein ganz,

Ivan: ganz großes, wichtiges Thema sein wird, auch im Bereich Workplace Management.

Ivan: Wir sind so im Bereich Workplace noch sozusagen,

Ivan: sagen wir mal, so ein bisschen rückständig, was das Thema KI angeht,

Ivan: das liegt daran, dass einfach die Daten, ganz viele Daten einfach nicht digitalisiert

Ivan: sind, also nicht digital sind, also zum Beispiel Gebäudepläne in vielen Unternehmen,

Ivan: als PDFs vielleicht, als Bilddateien irgendwie, als PNGs irgendwo rumliegen,

Ivan: alle in einem anderen Format, das ist oft sozusagen ein Zeichnungsformat,

Ivan: also es ist einfach so eine Art Photoshop, wo man dann irgendwie eine Bilddatei

Ivan: daraus generiert, aber schwer zu lesen und.

Ivan: Da ist ganz, ganz viel Potenzial, weil viele Unternehmen, also wir sind immer

Ivan: noch bei einer absoluten Verschwendung bei der Office-Fläche, bei Büroflächen,

Ivan: aber das Problem ist, Unternehmen können nicht entscheiden, wenn sie keine Daten

Ivan: haben und ich kann zwar ein Gefühl haben von irgendwie 30% Leerstand,

Ivan: aber wenn ich es nicht in den Daten sehe, ich kann nicht eine Entscheidung treffen,

Ivan: ich reduziere meine Fläche oder ich spare Energie oder wenn ich das halt nicht,

Ivan: wirklich weiß, schwarz auf weiß irgendwo in den Daten sehe und das ist für uns

Ivan: ist der nächste große Schritt auch,

Ivan: da Unternehmen zu helfen, ja wir nennen es Workplace Intelligence,

Ivan: Unternehmen dabei zu unterstützen bei der Entscheidungsfindung,

Ivan: ja wie viel Fläche brauche ich an welchem Standort, wie muss die Fläche ausgestaltet

Ivan: sein, wo brauche ich, welches Team braucht mehr Fläche, welches Team braucht weniger Fläche,

Ivan: welche Arten von Meetingräumen brauchen wir mehr, von welchen brauchen wir weniger

Ivan: und da wirklich Fläche maximal effizient zu nutzen.

Ivan: Das ist auch ganz klar bei uns auf der Zukunft, auf der Roadmap.

Stella: Ach, eine interessante These, dass Unternehmen immer noch sehr viel Fläche verschwenden.

Stella: Vielleicht eine, in der wir in einer der zukünftigen Folgen sprechen können.

Stella: Aber jetzt für die Folge von t3n Interview sind wir erst mal am Ende angekommen.

Stella: Und deshalb danke ich dir jetzt ganz herzlich, lieber Ivan, dass du heute bei

Stella: uns zu Gast gewesen bist.

Ivan: Vielen Dank auch, dass ich hier sein durfte.

Stella: Und ich würde sagen, ihr schreibt uns am besten mal Feedback an podcast@t3n.de,

Stella: wie euch diese Folge gefallen hat, ob ihr Lust habt, noch herauszufinden,

Stella: warum Unternehmen eigentlich so viel Platz verschwenden.

Stella: Lasst mich das gerne wissen und schaltet vor allen Dingen nächste Woche gern

Stella: wieder ein bei t3n Interview.

Stella: Vielen Dank fürs Zuhören und auf Wiederhören.

Marah: Hey, wir sind Mara und Flo aus dem t3n Product Team und wir haben Neuigkeiten für euch.

Marah: Wir entwickeln gerade ein neues Format. Es geht um echte KI-Use- Cases aus Unternehmen

Marah: und du kannst jetzt als Beta-Tester dabei sein.

Marah: Worum geht's? Überall wird über KI geredet, aber wo sind die echten Erfolgsgeschichten

Marah: mit Zahlen und Learnings? Genau die zeigen wir.

Marah: Drei Wochen, drei Cases von Unternehmen, die es schon umgesetzt haben.

Marah: Ganz ehrlich, mit allen Learnings. Melde dich jetzt als Beta-Tester an,

Marah: kostenlos und exklusiv. Aber das war's noch nicht ganz.

Flo: Genau, denn wenn ihr bereits spannende KI-Projekte, ob groß oder klein,

Flo: bei euch umsetzt, dann meldet euch gerne bei uns. Was uns wichtig ist,

Flo: sind messbare Ergebnisse und ehrliche Einblicke.

Flo: Du zeigst, wie ihr es konkret gemacht habt, mit welchen Tools,

Flo: Prozessen und den Hürden auf dem Weg.

Marah: Wenn das auf dich zutrifft oder du jemanden kennst, melde dich gerne.

Flo: Alle Links findest du in den Shownotes. Wir freuen uns, von dir zu hören.